رفع البيانات المجمع : الفواتير

هذه الخاصية تتيح لك رفع جميع فواتيرك على المنصة، وإرسالها لمصلحة الضرائب دفعة واحدة.

تم تقسيم هذا الدليل إلى قسمين لسهولة المتابعة: جزء نظري يلخص الخطوات في نقاط سريعة، وجزء عملي مدعوم بالصور التوضيحية لتطبيق دقيق وفوري.

خطوات الرفع المجمع للفواتير في نقاط سريعة :

أولاً: الانتقال إلى قسم الفواتير والبدء بالتحضير

• الانتقال للخدمة: قم بفتح القائمة الجانبية في المنصة واختيار "رفع البيانات".

• تحديد نوع البيانات: اختر قسم "الفواتير" من الخيارات المتاحة.

• الإرشادات الأولية: يُفضل قراءة التعليمات الخاصة بإعداد المستندات المعروضة على الشاشة لضمان تجهيز الملف بشكل صحيح.

• تسهيل البيانات: يمكنك الاستعانة بميزة البحث المتوفرة في المنصة لمعرفة "كود الضريبة" و"كود الوحدة المباعة".

ثانياً: اختيار النموذج المناسب وتنزيله

• طلب النموذج: اضغط على زر "تحميل النموذج".

• تحديد حالة البيانات المطلوبة: ستظهر لك صفحة توضح البيانات الأساسية، وتعتمد طبيعة الملف على مدى جاهزية حسابك كالتالي:

  • الحالة الأولى (إذا لم تضف منتجاتك وعملاءك بعد): يجب تعبئة بيانات شاملة في الملف تشمل (بيانات الفاتورة كالرقم والكمية والسعر، الرقم التسلسلي للمنتج، كود المنتج ونوعه،وصف المنتج، نوع الضريبة، نسبة الضريبة، (في حالة الحاجة )، وحدة القياس.وبيانات العميل كالاسم والنوع والعنوان والرقم الضريبي) ليتعرف عليها النظام.

  • الحالة الثانية (إذا كانت المنتجات والعملاء مضافين مسبقاً): سيكون الملف مختصراً جداً، ولن تحتاج سوى لربط الفواتير عن طريق إدخال (رقم الفاتورة، الكمية، والسعر).

• تحميل الملف: اضغط على زر "تنزيل المثال" ليتم تحميل ملف الإكسيل على جهازك.

ثالثاً: رفع الملف ومطابقة البيانات

• الرفع والتحميل: بعد تعبئة ملف الإكسيل بالبيانات المطلوبة، اضغط على أيقونة "رفع الملف"، ثم اضغط على زر "تحميل الملف".

• فحص ومطابقة الأعمدة: يقوم النظام تلقائياً بالتأكد من توافق أسماء الأعمدة في ملفك مع مسميات النظام:

  • في حال وجود مسميات غير مطابقة، سيظهر تنبيه باللون الأحمر.

  • طريقة الحل: سيعرض لك النظام قائمة بالأعمدة الموجودة في ملفك، ويطلب منك تحديد العمود الصحيح الذي يمثل البيان المطلوب (مثل تحديد عمود رقم الفاتورة)، وبعد الاختيار اضغط على "متابعة".

رابعا: الفحص التلقائي وحالة التحقق

• عند الضغط على متابعة، يقوم النظام بمراجعة وتدقيق البيانات بشكل فوري وتظهر لك إحدى النتيجتين:

  • قبول البيانات (تم التحقق بنجاح): إذا كانت البيانات صحيحة تماما، اضغط على "زر رفع البيانات" لإتمام العملية.

  • وجود أخطاء: إذا احتوى الملف على أخطاء، سيظهر تنبيه فوري يحدد مكان الخطأ بدقة لتتمكن من تعديله وإعادة رفعه بسهولة.

خامسا: معالجة الملف والتحقق من النتائج

• بعد الضغط على زر "رفع البيانات" وانتهاء المعالجة، تظهر لك صفحة النتائج وتتضمن:

  • حالة المعالجة: رسالة تؤكد اكتمال معالجة الملف وتوضح عدد الفواتير الكلي.

  • ملخص النتائج (الإحصائيات): يعرض تفصيلاً لـ (إجمالي المستندات، عدد الفواتير التي تمت معالجتها، الفواتير التي رُفعت بنجاح، والفواتير التي فشلت معالجتها إن وجدت).

• خطوات المتابعة:

  • اضغط على زر "عرض البيانات في النظام" للانتقال مباشرة لصفحة الفواتير والتأكد من ظهورها.

  • أو اضغط على زر "رفع ملف آخر" إذا كنت تريد البدء في عملية رفع جديدة.

سادساً: توقيع الفواتير إلكترونياً وإرسالها لمصلحة الضرائب

• تنزيل برنامج التوقيع: من صفحة الفواتير، اضغط على زر اضغط هنا باللون الأزرق لتنزيل برنامج التوقيع الإلكتروني الخاص بالمنصة.

• توصيل الختم: قم بتوصيل فلاشة الختم الإلكتروني (Token) بجهاز الكمبيوتر الخاص بك.

• تسجيل الدخول: افتح برنامج التوقيع الذي قمت بتنزيله، وسجل دخولك باستخدام نفس البريد الإلكتروني وكلمة المرور الخاصة بحسابك على منصة eDariba.

• تحديد الشركة والفواتير:

  • اختر شركتك (في حال وجود أكثر من شركة مضافة على حسابك).

  • حدد الفواتير التي ترغب في إرسالها من القائمة المعروضة.

• الإرسال النهائي: اضغط على زر "إرسال الفواتير". بعدها بمجرد اكتمال العملية، ستتحول حالة الفواتير في النظام تلقائياً لتظهر كـ "فاتورة مقبولة" ومسجلة بنجاح لدى مصلحة الضرائب.

سابعاً: الإجراءات المتاحة بعد إرسال الفاتورة وقبولها

بعد قبول الفواتير، يمكنك الدخول على صفحة الفواتير بالمنصة، والضغط على اسم الشركة أو العميل للاستفادة من الميزات التالية:

• تحميل ملف PDF: تحميل الفاتورة الرسمية كما هي مسجلة في مصلحة الضرائب لتبادلها وإرسالها للعميل عبر الواتساب أو البريد.

• إعادة استخدام الفاتورة: إنشاء فاتورة جديدة مكررة بالاعتماد على نفس البيانات السابقة لتوفير الوقت.

• إشعارات الخصم والإضافة: طلب تعديل على الفاتورة بعمل إشعار خصم (مثل تقليل الكمية أو السعر) أو إشعار إضافة، ثم حفظ التعديل كمبيعات مسودة، وإعادة توقيعه وإرساله عبر برنامج التوقيع.

• نسخ الرابط: نسخ رابط الفاتورة المباشر للتأكد من وجودها وصحتها على موقع مصلحة الضرائب ومشاركته مع العميل لزيادة الطمأنينة.

• إلغاء الفاتورة: إمكانية تقديم طلب لإلغاء الفاتورة المقبولة مباشرة من النظام.

• إرسال للعميل: مشاركة الفاتورة وإرسالها للعميل مباشرة وبخطوة واحدة عبر تطبيق الواتساب.

خطوات الرفع المجمع للفواتير مع شرح تفصيلي موضح بالصور.

1. من القائمة الجانبية اختر رفع البيانات.

2. من هنا اختر الفواتير.

3. إقرأ جيدا التعليمات الخاصة بكيفية إعداد المستندات قبل رفعها.

4. لتسهيل عملية رفع الفواتير اتبع الآتي:

1. استخدم ميزة البحث

1. لمعرفة كود الضريبة
2. كود الوحدة المباعة.

2. اضغط على زر تحميل النموذج.

3. ستظهرلك هذه الصفحة توضح لك البيانات الأساسية التي يجب توفرها في ملف رفع الفواتير.

• مثل رقم الفاتورة والرقم الضريبي وسيريال او كود المنتج والكمية

• إذا كنت تريد إدخال بيانات أخرى يمكنك اختيارها

• بعد ذلك اضغط على زر تنزيل المثال لكي يتم تحميل ملف الإكسيل.

تنبيه مهم قبل تحميل النموذج

تختلف البيانات المطلوبة في شيت الرفع بناءً على مدى جاهزية حسابك على المنصة:

• الحالة الأولى: إذا لم تقم بإضافة منتجاتك وعملائك على المنصة بعد: يتعين عليك تجهيز البيانات الكاملة في الشيت ليقوم النظام بالتعرف عليها، وهي:

  • بيانات الفاتورة: رقم الفاتورة، الكمية، السعر.

  • بيانات المنتج: الرقم التسلسلي للمنتج (Serial Number)،كود المنتج ونوعه،وصف المنتج، نوع الضريبة، نسبة الضريبة، (في حالة الحاجة )، وحدة القياس..

  • بيانات العميل: اسم العميل، نوع العميل، العنوان، والرقم الضريبي.

• الحالة الثانية: إذا قمت بإضافة منتجاتك وعملائك مسبقاً على المنصة: سيكون الشيت أكثر اختصاراً،ولن تحتاج سوى لربط الفواتير بها من خلال تجهيز:

  • رقم الفاتورة.

  • الكمية.

  • السعر.

4. بعد تنزيل ملف الإكسيل وإدخال بيانات الفواتير فيه.

اضغط على أيقونة رفع الملف.

5. بعد رفع الملف اضغط على زر تحميل الملف.

بعد تحميل النموذج وتعبئته ثم رفعه على المنصة، يقوم النظام تلقائياً بفحص أسماء الأعمدة للتأكد من توافقها:

• في حال وجود مسميات غير مطابقة: إذا قمت بتسمية عمود في ملفك باسم مختلف عن النظام (مثال: كتبت "فاتورة" بدلاً من "رقم الفاتورة")، سيتعرف النظام على الشيت ويظهر لك تنبيه باللون الأحمر

• 

• كيفية الحل: لتسهيل العملية عليك، سيعرض لك النظام قائمة بالأعمدة الموجودة في ملفك، ويطلب منك: تحديد أي عمود من هذه الأعمدة يمثل (رقم الفاتورة)" على سبيل المثال.

بمجرد اختيارك للعمود الصحيح، اضغط على زر متابعة في الأسفل.

الفحص التلقائي، وحالة الإرسال

عند الضغط على متابعة، يقوم النظام بمراجعة وتدقيق البيانات بشكل فوري أثناء عملية الإرسال، وتظهر لك إحدى النتيجتين:

• الحالة الأولى: البيانات صحيحة تماماً تظهر لك رسالة نجاح: (تم التحقق بنجاح)
• الحالة الثانية وجود أخطاء في البيانات سيقوم النظام بتنبيهك فوراً برسالة تفيد بوجود أخطاء،
• مع تحديد مكان الخطأ بدقة (مثال: "انتبه، لديك خطأ في هذا البيان ) لتتمكن من تعديلها وإعادة الرفع بسهولة.

إذا كانت البيانات صحيحة اضغط على زر رفع البيانات.

بعد الضغط على زر "رفع البيانات" وانتهاء معالجة الملف، ستظهر لك صفحة توضح نتيجة الرفع كالتالي:

1. حالة المعالجة: رسالة تؤكد لك اكتمال معالجة الملف، وتوضح عدد الفواتير التي تم التعامل معها.

2. ملخص النتائج: إحصائية سريعة تعرض لك ما يلي:

   • إجمالي المستندات: العدد الكلي للفواتير الموجودة داخل ملفك.

   • تمت المعالجة: عدد الفواتير التي نجح النظام في قراءتها وفحصها.

   • تم بنجاح: عدد الفواتير التي تم رفعها وحفظها بنجاح.

   • فشلت المعالجة: عدد الفواتير التي تعذر رفعها بسبب وجود مشكلة بها (إن وجدت).

3. عرض البيانات في النظام: اضغط على هذا الزر لتنتقل مباشرة إلى صفحة الفواتير وتتأكد من ظهور كافة الفواتير وبياناتها التي رفعتها.

4. رفع ملف آخر (اختياري): اضغط على هذا الزر إذا كنت ترغب في رفع ملف جديد والبدء في عملية رفع أخرى

• بعد الضغط على زر عرض البيانات في النظام ستفتح لك صفحة الفواتير مباشرة؛ حيث يمكنك الآن مراجعة فواتيرك والتأكد من اكتمال عملية الرفع.

• توقيع الفواتير إلكترونيا:-

1. اضغط على زر اضغط هنا باللون الأزرق وقم بتنزيل برنامج التوقيع الإلكتروني ثم إدخال فلاشة الختم الإلكتروني في جهازك و اتبع الخطوات التالية.

2. بعد تنزيل برنامج التوقيع الإلكتروني سجل دخولك بنفس البريد الإلكتروني وكلمة المرور في حسابك على منصة eDariba.

3. هنا تجد شركتك واذا كان لديك أكثر من شركة مضافة في حسابك يمكنك الضغط عليها لتظهر الفواتير الخاصة بها.

4- ستظهرلك هذه الصفحة:-

1. قم بتحديد جميع الفواتير التي تريد إرسالها

2. ثم اضغط على زر إرسال الفواتير.

• التحقق من حالة الفاتورة: بمجرد اكتمال العملية، تظهر الفواتير في النظام كفاتورة مقبولة ومسجلة بنجاح لدى مصلحة الضرائب.

الإجراءات المتاحة بعد إرسال الفاتورة وقبولها.

• من نفس الصفحة السابقة.

1. اضغط على اسم الشركة أو العميل

2. ستظهر لك هذه الصفحة يمكنك الاستفادة من الميزات التالية:-

1. تحميل ملف PDF: تحميل الفاتورة الرسمية كما هي مسجلة في مصلحة الضرائب لإرسالها للعميل عبر تطبيقات مثل واتساب.

2. إعادة استخدام الفاتورة: إنشاء فاتورة أخري بنفس البيانات

3. إشعارات الخصم والإضافة: طلب تعديل على الفاتورة بعمل إشعار خصم (مثل تقليل الكمية أو السعر) أو إشعار إضافة، ثم حفظ التعديل كمبيعات مسودة وإعادة توقيعه وإرساله عبر برنامج التوقيع

4. نسخ الرابط: إمكانية نسخ رابط الفاتورة للتأكد من وجودها على موقع الدولة ومشاركته مع العميل لزيادة الطمأنينة

5. إلغاء الفاتورة.

6. إرسال للعميل: أي إرسال الفاتورة للعميل مباشرة عبر الواتساب.