إنتقل إلى المحتوى الرئيسي

إدارة العملاء في منصة eDariba

تُعدّ إدارة العملاء وإضافة عميل جديد خطوة محورية ضمن مرحلة البيانات الأساسية (Core Data) في منصة eDariba، وهي المرحلة الأولى في المسار السريع بعد تسجيل الدخول. تهدف هذه المرحلة إلى تجهيز النظام بالبيانات اللازمة لإصدار فواتير وإيصالات صحيحة ومتوافقة مع المتطلبات الضريبية.

تهدف هذه المرحلة إلى حفظ بيانات العملاء بدقة لاستخدامها لاحقًا في كل عمليات الفوترة والإرسال الضريبي. وفي حال وجود عدة شركات على الحساب نفسه، فإن بيانات العملاء تُعزل لكل شركة بشكل مستقل.

يمكنك تسجيل عملاء بشكل منفرد او بشكل مجمع من ملف excel​

2. أنواع العملاء والحقول الأساسية المطلوبة​

يختلف نموذج العميل حسب نوعه، وذلك لضمان إصدار المستند الضريبي الصحيح (B2B أو إيصال مستهلك).

الحقول الأساسية في نموذج العميل:​

  • الاسم: إلزامي.

  • نوع العميل: شركة / فرد / أجنبي — يحدد طريقة المعاملة الضريبية ونوع المستند.

  • الرقم الضريبي (Tax ID):

    • إلزامي للشركات، وهو 9 ارقام ويجب إدخاله دون مسافات أو رموز.
    • في حالة شخص فردي رقم التسجيل الضريبي هو الرقم القومي
    • رقم التسجيل الضريبي للأجانب يجب أن يكون معرف ب VAT ID

  • العنوان: من أكثر البيانات أهمية؛ فالنقص في بيانات المدينة/الشارع من أكثر أسباب رفض الفواتير ضريبيًا.

  • معلومات التواصل: البريد الإلكتروني والهاتف (اختياريان في حالة طلب ارسال الفواتير لهم ).

  • الرقم التسلسلي الداخلي (اختياري): مرجع تنظيمي داخل الشركة وفي حالة الرفع المجمع .

الإحصائيات:​

عند تعديل عميل موجود، يعرض النظام:

  • مشتريات العميل الأخيرة
  • إجمالي مشترياته

4. الأدوات والإجراءات المتقدمة لإدارة العملاء​

تقدّم منصة eDariba مجموعة أدوات لتسهيل إدارة عدد كبير من العملاء:

البحث والتصفية:​

فلترة العملاء حسب: الاسم، الرقم الضريبي، الرقم الداخلي، النوع.

العملاء المؤقتون:​

يُظهر النظام تنبيهًا خاصًا للعملاء المستخرجين من مصادر أخرى، مع خيار حفظ جميع العملاء دفعة واحدة.

الاستيراد (الرفع المجمع):​

يمكن استيراد العملاء عبر ملفات CSV/Excel، ويتطلب القالب:
الاسم، النوع، كود الدولة، العنوان، وبيانات تعريف مثل الرقم الضريبي أو الكود الداخلي.

الإجراءات الجماعية:​

دعم التحديد المتعدد لتنفيذ إجراءات مثل الحذف الجماعي (حتى 1000 عميل بحسب الصلاحيات).
وإذا لم يتمكن المستخدم من حذف عميل، فقد يكون مرتبطًا بمستندات سابقة أو أن الصلاحيات لا تسمح بذلك.

5. حل المشكلات الشائعة​

لضمان نجاح إضافة العملاء واستخدامهم في الفواتير:

  • عدم الحفظ: تأكد من ملء الحقول الإلزامية.
  • رفض المستندات ضريبيًا: غالبًا بسبب نقص بيانات العنوان أو الرقم الضريبي.
  • عدم ظهور العميل في الفواتير: يجب أن يكون محفوظًا بالفعل وليس ضمن العملاء المؤقتين فقط.